Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

BaiTrak Benefit Administrators Inc. (« BaiTrak », « nous ») est un tiers administrateur d'avantages sociaux exerçant ses activités sous Baicorp Financial Inc. Notre siège social est situé à Toronto, en Ontario, au Canada.

2. Portée

La présente politique couvre les renseignements personnels recueillis via le site Web marketing de BaiTrak à l'adresse baitrak.ca. Les données des participants au régime traitées par notre plateforme d'administration sont régies par des ententes distinctes entre BaiTrak et l'employeur ou le promoteur du régime.

3. Renseignements que nous recueillons

Par l'entremise de ce site Web, nous ne recueillons que les renseignements que vous fournissez volontairement via notre formulaire de contact :

• Nom complet
• Adresse courriel
• Organisation (facultatif)
• Rôle (participant au régime, responsable RH, courtier ou autre)
• Votre message

Nous n'utilisons pas de témoins (cookies) à des fins de suivi ou de publicité. Nous n'utilisons pas d'outils d'analyse qui recueillent des renseignements personnels identifiables.

4. Comment nous utilisons vos renseignements

Les soumissions du formulaire de contact sont utilisées uniquement pour répondre à votre demande. Nous acheminons les messages à l'équipe interne appropriée selon le rôle que vous sélectionnez :

• Les demandes de courtiers sont dirigées vers notre équipe de partenariats
• Toutes les autres demandes sont dirigées vers notre équipe d'administration des régimes

5. Conservation des données

Les soumissions du formulaire de contact sont conservées pendant 24 mois afin de nous permettre de répondre à votre demande et d'effectuer un suivi. Au-delà de cette période, les données sont définitivement supprimées, sauf si vous êtes devenu client, auquel cas la conservation est régie par nos ententes contractuelles.

6. Services tiers

Pour acheminer les soumissions du formulaire de contact, nous utilisons les services suivants :

• Microsoft 365 — Envoi de courriels via l'API Microsoft Graph. Microsoft traite les données conformément à ses engagements de résidence des données au Canada.
• Cloudflare — Hébergement et sécurité du site Web (incluant la vérification Turnstile). Cloudflare traite un minimum de données à des fins de détection de robots uniquement.

Ces fournisseurs de services traitent les données en notre nom et sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements. Ils ne sont pas autorisés à les utiliser à leurs propres fins. Nous ne vendons, ne louons et ne partageons vos renseignements personnels avec aucun autre tiers.

7. Résidence des données

Les données d'administration des régimes sont stockées et traitées exclusivement au Canada. Les soumissions du formulaire de contact sont traitées par l'infrastructure Microsoft 365 hébergée au Canada.

8. Vos droits en vertu de la LPRPDE

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), vous avez le droit de :

• Demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Demander la correction de renseignements inexacts
• Retirer votre consentement pour des communications futures

9. Résidents du Québec

Si vous résidez au Québec, vos renseignements personnels sont également protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). En plus des droits énumérés ci-dessus, vous pouvez également demander la désindexation ou le déréférencement de vos renseignements personnels, ainsi que la portabilité des données lorsque cela est techniquement réalisable. Vous pouvez exercer vos droits en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse ci-dessous.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour toute demande relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits :

BaiTrak Benefit Administrators Inc.
Toronto, Ontario, Canada
info@baitrak.ca
(905) 844-7955

11. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date d'entrée en vigueur mise à jour.